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Die wichtigsten Clubplaner Funktionen

Hier geben wir einen Überblick über die wichtigsten Funktionen des Clubplaner. Mit der Software können sowohl Veranstaltungsorte mit einem Raum als auch mit mehreren Räumen verwaltet werden. Der Clubplaner kann individuell in bestehende Systeme eingebunden werden und ist auf vorhandene Abläufe anpassbar.


Kalenderübersicht

  • Kalender mit Wochen- und Monatsübersichten
  • Einbindung von iCalendar-Abonnements
  • Räume und Belegung verwalten
  • direkt auf zugehörige Formulare zugreifen
  • Filtern nach Raum, Veranstaltungsart und Status
  • Warnmeldung bei Termin-Überschneidungen
  • Warnmeldung bei Lautstärke-Überschneidungen


Monatsübersicht - Vorschau
Screenshot Monatsübersicht

Tagesplanung

  • Veranstaltungen und Abläufe planen
  • Pressedateien, Rider, Bilder, Soundfiles speichern
  • Veranstaltungsserien anlegen, Termine kopieren
  • Gästeliste anlegen
  • direkt News für die Homepage erstellen
  • eigene Felder für individuelle Planung hinzufügen
  • Personal einteilen (Bestätigung im Mitarbeiter-Login)
  • Veranstaltungen & Löhne kalkulieren
  • Programm auf der eigenen Website publizieren
    (Beispiel Programm Bassy Club)
  • Einbindung des Vorverkaufs
    (Beispiel VVK Cotton Club, Adticket)
  • Individuelle Formulare für Nightleader, Veranstalter & Techniker erstellen und nutzen
  • Kalkulationsformulare für Veranstaltungen
    (Vermietungs-, GEMA- oder KSK- Berechnungstool)
  • Verträge erstellen
  • Inventar zuteilen


Vorschau Tagesplanung
Screenshot Tagesplanung

 

  Veranstaltungsdetails Vorschau
Screenshot Veranstaltungsdetails

Individuelle Tabellen erstellen

  • eigene Tabellen erstellen
  • individuelle Veranstaltungsdaten in Tabelle darstellen
  • beliebige Datenfelder aus Terminplaner und Auto-Formularen für die Tabelle nutzen
  • spezielle Tabellen für Nighleader/Technik anlegen
  • Veranstaltungsübersichten in Excel exportieren
  • Tabellen als PDF ausgeben


Tabellen Vorschau
Screenshot Tabellen

Webmailer

  • Einbindung Webmailer in den Terminplaner
  • E-Mails den Veranstaltungen zuordnen, komplette Mail-Konversationen speichern
  • Anhänge aus E-Mails (ohne Zwischenspeichern auf dem eigenen Rechner) direkt übernehmen
  • Veranstaltung direkt aus einer E-Mail erstellen
  • jederzeit ohne lokales Mailprogramm arbeiten


Webmailer Vorschau
Screenshot Webmailer

Datenausgabe & Datenverteilung

  • Datenexport, Exportfunktion für die Programmdaten
  • Factsheets & Rider erstellen, als PDF ausgeben & an verantwortliche Akteure versenden
  • individuelle Ausgabevorlagen erstellen für Druck oder als PDF (Kassenbogen, Gästeliste, Technik etc.)
  • individuelle Ausgabe ausgewählter Daten für ein bestimmtes Datum/einen bestimmten Monat

Ausgabe Vorschau
Screenshot Datenausgabe

To-Do & Reminder

  • To-Do erstellen und verwalten
    (persönlich oder individuell Usern zuordnen)
  • To-Do mit Veranstaltung verknüpfen
  • Wiedervorlagen für das Einholen fehlender Bookinginformationen setzen
  • zusätzlich automatische E-Mail-Reminder erhalten
  • individuelle To-Do Liste auf der Startseite


To-Do Vorschau
Screenshot To-Do

Künstlerdatenbank & Login

  • Künstler mit Adressdaten speichern
  • Veranstaltungsart und Stilrichtung zuordnen
  • Bereitstellen & Einholen von Infos im Künstlerlogin
  • zugehörige Mediadateien archivieren
  • Mailadresse automatisch in Newsletter-Gruppe Künstler
  • Veranstaltungsdaten der Künstler als Monats- oder Jahresübersicht aufrufen und ausgeben


Künstler Vorschau
Screenshot Künstlerdatenbank

Mitarbeiterdatenbank & Login 

  • Mitarbeiterdaten & Aufgabenfelder speichern
  • Lohngruppen definieren, Löhne kalkulieren
  • Arbeitstermine im Mitarbeiterlogin veröffentlichen, Terminbestätigungen einholen
  • Mailadresse automatisch in Newsletter-Gruppe Mitarbeiter
  • Arbeitstermine der Mitarbeiter als Monats-
    oder Jahresübersicht aufrufen & ausgeben


thumb_mitarbeiter
Screenshot Mitarbeiterdatenbank

Veranstalterdatenbank & Login 

  • Veranstalterdaten speichern
  • Veranstalter den Terminen zuordnen
  • Daten im Veranstalterlogin einholen (Rider, Bilder, Texte) und direkt übernehmen
  • Mailadresse automatisch in Newsletter-Gruppe Veranstalter
  • Veranstalter mit Künstlern verknüpfen
  • Termine der Veranstalter aufrufen & ausgeben


thumb_veranstalter
Screenshot Veranstalterdatenbank

PR-Datenbank & Login 

  • Pressekontakte & Publikationen speichern
  • Veranstaltungstermine und Pessedateien im Veranstalterlogin veröffentlichen
  • exklusive Vorschau auf das Programm geben
    (Beispiel Pressebereich Bett Club)
  • Mailadresse automatisch in Newsletter-Gruppe
    Presse
  • Journalisten aus der Datenbank direkt auf die Gästeliste einer Veranstaltung setzen


thumb_pr-datenbank
Screenshot PR-Datenbank
Inventardatenbank 

  • Inventar mit Spezifikation und Lagerort speichern
  • Einsatztermine und Verfügbarkeit verwalten
  • Wartungsintervalle mit Erinnerungsfunktion festlegen
  • benötigtes Inventar den Veranstaltungen zuordnen
  • Inventar reservieren
  • fehlendes Inventar dazubuchen


thumb_inventar
Screenshot Inventardatenbank
 Newslettersystem

  • eigenes Newslettersystem im Clubplaner
  • in die eigene Homepage integrierbar
  • Newsletter gezielt an einzelne oder verschiedene Gruppen senden (Abo, Presse, Mitarbeiter, Künstler...)
  • Newsletter individuell über Editor gestalten 
  • Newslettervorlagen archivieren und wiederverwenden
  • Termine, Pressedateien und VVK-Links übernehmen

thumb_newsletter
Screenshot Newsletter

Schnittstelle zu TixforGigs & Starticket

Der Clubplaner verfügt über eine Schnittstelle zu TixforGigs und Starticket (Schweiz): Mit der auf Wunsch integrierten Funktion können sich Clubplaner Nutzer die Vorverkaufsstände automatisiert im Clubplaner anzeigen lassen und haben alle aktuellen Ticketverkaufszahlen immer im Blick - dadurch entfällt das zeitaufwändige Kontroll-Einloggen.

Weiter zu den Vorteilen für Veranstaltungsorte geht es hier

 
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